ONLINE MEETINGS: TIPS AND EMERGING PRACTICES
(en Esbañol abajo)
Creating connection and collaboration in a time where people are worried about the health of their family and “social isolation” is encouraged can be hard. Good facilitation can give people another experience. Here are some resources and tips for a facilitator. They are by no means exhaustive and I welcome additions.
For any meeting: First off, remember that the folks attending the meeting are whole and complete and are not participants, but driving the work with you. I really like Adrienne Maree Brown’s Facilitation Practices as a way to think about and structure your meetings, in person or online.
Inside Higher Ed recently published 7 Best Practices for COVID-19-Necessitated Online Meetings that has some helpful tips about making sure there is voice equity.
Before Meeting: Before the meeting share the objectives, agenda, and prompts you will be asking in the meeting. Practice using the technology you are using, especially the new technology you plan on using. Use platforms participants are familiar with. Their learning curve in using something new might be a distraction for the conversation.
Showing Up: Encourage video calls if possible so that you can see each other. If people are sick or have a sick family member at home, ask them to sit this one out. They don’t need to force themselves into a meeting if they are not well or worried about a family member. Create a contingency plan for them and share how they can weigh in when people are healthy.
Meeting Norms/Agreements: Review your meeting norms/agreements as you get started.
Check-In: Start meeting asking folks to check-in sharing how they are fairing. These are unique times and we are all navigating them together. Name that some folks might have their kids at home which might limit participation, let them know that it is okay to be transparent about when they can be fully present and when they can’t. Ask folks to either share what they hope to get out of the meeting or a meeting agreement that they hope folks follow for this meeting format.
After folks check in, reflect back the meeting agreements highlighted and ask folks if they can commit to those. Share the meeting objectives you heard and how they relate to yours, or not, adjust your agenda if need be.
Mindful minute: There is nothing like taking a mindful minute encouraging people to breathe deep, close their eyes, and land in their bodies and in the moment. Doing this for 3 minutes will make a difference, even when done online.
Get support: Ask for support in keeping time and note-taking in a doc that is shared, hopefully, visible through your screen-share. Similarly, when there is a time-crunch in getting through the agenda or if folks seem disengaged, ask the group for guidance. Don’t pretend things are okay when they are not.
Opportunities for engagement: It’s really easy to disengage in an online meeting. Give opportunities for go-arounds, anonymous participation, etc. so that you can hear from as many people as possible and dissent can be surfaced.
Explicit Decision-Making: Name the trends you are noticing and check in with folks, “It sounds like most folks are saying….is this true? Please sound off where you stand on this…” I recommend using something like the gradients of agreement.
Closing: Get a pulse on how folks are feeling by facilitating a check-out then note decisions that have been made, action items to be done, by whom, and by when, and share where they can add their thoughts if they missed some of the meeting.
Additional resources from the Center for Disease Control:
Center for Disease Control interim guidance for businesses and employers.
Checklist for community organizations and faith leaders by the Center for Disease Control.
Update: Last week Maddie and I each facilitated restorative circles with 15-20 people using video conferencing tools. It wasn’t the same as being in a room, seeing everyone’s faces, holding a sacred space in the center, and passing a talking object, but it created connection in a way that we didn’t know was possible. Here are a few things we did:
Start with meditation and deep breaths.
Ask people to follow the circle norms and ask what else they need to stay present and in the “circle”.
Instead of using a talking piece, prepare and share a list of all participants and leave this along with the circle prompt on a shared screen if possible. Use this list as the order for how people will answer the prompts. Check-in with folks if this order is okay. Let them know how you will be passing a virtual talking object.
Virtual Talking Object: Instead of a talking object, start going through the “circle” by asking the first person on the list your prompt, “Hi Nicky, What came up for you this past week?” When Nicky is done, Nicky will address the next person on the list, “Hi José, what came up for you this past week?” and so on.
Close with deep breaths.
I’m certain there are other online meeting work-hacks out there. Please share them with me at mirella@colibricollaborative.com so that we can continue to share with the wider community.
*Why a spider web? Spiders weave connection, they pay attention to how the web moves and adjust according to conditions.
ESPAÑOL
Reuniones en línea: consejos y prácticas emergentes
Crear una conexión y colaboración en un momento en que las personas están preocupadas por la salud de su familia y el gobierno pide "aislamiento social" y que todos refugiemos en nuestras casa puede ser difícil. Buena facilitación de una reunión puede darles otra experiencia. Aquí junte algunos recursos y consejos para un facilitador. De ninguna manera son exhaustivos y agradezco las adiciones.
Para cualquier reunión: Primero, recuerde que las personas que asisten a la reunión son completas y no son participantes, sino que son parte de tu equipo de navegar las circunstancias. Me gustan las Prácticas de facilitación de Adrienne Maree Brown como una forma de pensar y estructurar sus reuniones, en persona o en línea.
Poner metas en intenciones desde el principio
invitar a las personas adecuadas
Identifica lo que motiva participantes
Tener una agenda que es adaptativa
Escucha con amor
Hay que saber cuando decir “si” o “no”
Deja que el grupo resuelva sus problemas
Identifica el próximo paso
Inside Higher Ed publicado recientemente 7 Mejores prácticas para las reuniones en línea necesarias de COVID-19 que tiene algunos consejos útiles para asegurarse de que haya voz equitativa.
Antes de la reunión: Antes de la reunión, comparta los objetivos, la agenda y las indicaciones que formulará en la reunión. Practica usando la tecnología que se va a usar, especialmente la nueva tecnología que planea usar. Utilice plataformas con las que los participantes estén familiarizados. Su aprendizaje al usar algo nuevo podría ser una distracción para la conversación.
Aparecer: Fomente las videollamadas si es posible para que puedan verse. Si las personas están enfermas o tienen un alguien que está cuidando en casa, avisales que su participación no es necesario. No necesitan forzarse a una reunión si no están bien o preocupados por un miembro de la familia. Cree un plan de contingencia para ellos y comparta cómo y dónde pueden compartir su perspectiva cuando puedan.
Normas / acuerdos de: Repasen las las normas / acuerdos de su reunión a medida que comienza.
Check-In: Comienza a reunirse pidiéndoles a las personas que hagan check-in para compartir cómo les va. Estos son tiempos únicos y todos los estamos navegando juntos. Menciona que algunas personas podrían tener a sus hijos en casa, lo que podría limitar la participación, hágales saber que está bien ser transparentes sobre cuándo pueden estar completamente presentes y cuándo no. Pídales a las personas que compartan lo que esperan obtener de la reunión o un acuerdo de reunión que esperan que la gente siga para este formato de reunión.
Después de registrarse, reflexione sobre los acuerdos de reunión resaltados y pregúnteles si pueden comprometerse con ellos. Comparta los objetivos de la reunión que escuchó y cómo se relacionan con los suyos, o no, ajuste su agenda si es necesario.
Minuto de meditación: No hay nada como tomar un minuto para meditar y respirar profundamente, cerrar los ojos y aterrizar en sus cuerpos y en el momento. El hacerlo por 3 minutos marcará la diferencia, aún en una junta por computadora.
Obtenga ayuda: Solicite ayuda para mantener el tiempo y tomar notas en un documento que se comparte, con suerte, visible a través de su pantalla compartida. Del mismo modo, cuando se termina el tiempo para completar la agenda o si la gente parece desconectada, pida orientación al grupo. No finjas que las cosas están bien cuando no lo están.
Oportunidades de participación: es muy fácil desconectarse de una reunión en línea. Brinde oportunidades para visitas, participación anónima, etc. para que pueda escuchar a tantas personas como sea posible y pueda surgir la disidencia.
Toma de decisiones explícita: nombra las tendencias que estás notando y consulta con la gente, "Parece que la mayoría de la gente dice ... ¿es esto cierto? Por favor, escuche dónde está parado en esto ... "Recomiendo usar algo como el gradientes de acuerdo.
Cierre: Obtenga un pulso sobre cómo se sienten las gentes y haz un check-out, luego tome nota de las decisiones que se han tomado, los trabajos pendientes, quién y cuándo, y comparta dónde pueden agregar sus pensamientos si se perdieron parte de la reunión.
Recursos adicionales del Centro para el Control de Enfermedades:
Orientación provisional del Centro para el Control de Enfermedades para empresas y empleadores.
Lista de verificación para organizaciones comunitarias y líderes religiosos por el Centro para el Control de Enfermedades.
Actualización: La semana pasada, Maddie y yo facilitamos círculos restaurativos con 15-20 personas usando herramientas de videoconferencia. No es igual como estar en el mismo cuarto, ver las caras de todos, mantener un espacio sagrado en el centro y pasar una pieza de conversación para hablar, pero creó la conexión de una manera que no sabíamos que era posible. Aquí hay algunas cosas que hicimos:
Comienza con meditación y respiraciones profundas.
Pídales a las personas que sigan las normas del círculo y qué más necesitan para mantenerse presentes y en el "círculo".
En lugar de usar un objeto sagrado para pasar la conversación, prepara y comparte una lista de participantes y, si es posible, deje la lista junto con la pregunta del círculo en una pantalla compartida. Use esta lista como el orden de cómo las personas responderán a las preguntas. Consulte con la gente si esta orden está bien. Hágales saber cómo vamos a pasar la conversación usando un a pasar un palo virtual para hablar.
Objeto sagrado de Virtual Talking Stick: en lugar de hablar, comience a recorrer el "círculo" preguntándole a la primera persona de la lista su mensaje, "Hola Nicky, ¿qué te surgió la semana pasada?" Cuando Nicky termine, Nicky se dirigirá a la siguiente persona en la lista, "Hola José, ¿qué te ocurrió la semana pasada?" y así.
Cierra con respiraciones profundas.
Estoy seguro de que hay más recomendaciones para las reuniones en línea. Compártelos conmigo en mirella@colibricollaborative.com para que podamos aprender juntos.
* ¿Por qué una telaraña? Las arañas tejen la conexión, prestan atención a cómo se mueve la red y se ajustan según las condiciones.